“คุณไม่มีทางจัดสรรเวลาได้หรอก เวลาเดินต่อไม่รอใคร
ไม่ว่าเราจะชอบหรือไม่ คุณทำได้แค่เพียงเรื่องเดียว นั่นคือจัดการตัวเองซะ”

— Rory Vaden ผู้เขียนหนังสือขายดี 'Take a stair' กล่าวไว้ใน TED Talk | ‘How to Multiply Your Time’

ทุกๆ คนคงต้องเคยบ่นว่า “ไม่มีเวลา” กันอยู่บ่อยๆ ใช่ไหมล่ะครับ
ในยุคดิจิทัลแบบนี้ เราทุกคนต่างก็มีเครื่องมือดูดเวลาตัวดีอย่าง ‘โซเชียลมีเดีย’ ที่ฆ่าเวลาไปจากเรายิ่งกว่าฆาตกรต่อเนื่องเสียอีก ถ้ายังปล่อยให้เวลาวิ่งไล่จี้คุณอยู่แบบนี้ แม้คุณจะวิ่งหนีสี่คูณร้อยจนหอบตัวโยน แต่เวลาก็ยังตามติดมาหายใจรดต้นคอคุณให้หลอนอยู่ทุกวี่วัน ต้องมานั่งเครียดบ่อยๆ เมื่อทำอะไรๆ ก็ไม่เสร็จทันเวลา หรือต้องเร่งรีบทำจนเสร็จลงอย่างเฉียดฉิวอยู่ตลอดเวลา ในระยะยาวนั่นอาจทำให้คุณตายในหน้าที่ก็ได้นะครับ อย่าทำเป็นเล่นไป ไม่ดีต่อทั้งสุขภาพร่างกาย และสภาพจิตใจของคุณแน่ๆ แต่อย่าเพิ่งท้อชิงหนีลาตายกันไปซะก่อน

ใจเย็นๆ นะ เรา SkillLane มี 7 ขั้นตอนวางแผนชีวิต ให้คุณจัดสรรเวลาได้โดยไม่ถูกเวลาจัดการมาฝาก แล้วคุณอาจจะเป็นคนมีเวลา แยกงานออกจากชีวิตส่วนตัว มีเวลาไปพักผ่อนหย่อนใจ หรือทำสิ่งที่ตั้งใจเอาไว้ให้สำเร็จสมดังใจได้เสียที

1. มานั่งลงล้อมวงวางแผนชีวิตกันก่อน

เขียนแผนการในใจออกมา จดรายชื่อการงาน และกิจวัตรกิจกรรมในแต่ละวัน รวมทั้งสิ่งที่ตั้งใจจะทำเพื่อฝึกฝนตนเองอย่างสม่ำเสมอเพื่อจุดหมายในฝัน จดใส่กระดาษ หรือพิมพ์ลงในอุปกรณ์อิเล็คทรอนิกส์ที่คุณสะดวกจะหยิบมาดูได้บ่อยๆ เพื่อเป็นเข็มทิศให้คุณหยุดคิดในแต่ละวัน

ถ้าคุณไม่วางแผนชีวิตเพื่อตัวเองเลย แล้วปล่อยตัวเองไหลไปตามกระแสเวลาของคนอื่น เอาแต่ทำตามแผนการ หรือความต้องการของคนอื่น ก็ไม่แปลกเลยที่คุณจะไม่มีเวลา แล้วคุณคิดจริงๆ หรือว่า พวกเขาเหล่านั้นจะวางแผนชีวิตไว้เผื่ออนาคตให้คุณ เชื่อเถอะว่าไม่มีใครมาสนใจหรอก ถ้าคุณไม่เรียกร้องเอาเวลาคืนมาให้ตัวเอง ก็คงไม่มีใครช่วยคุณได้

อย่าปล่อยตัวเองไหลตามน้ำ อย่ารอให้ทุกอย่างเกิดขึ้นก่อน แล้วถึงค่อยตอบสนอง คุณควรได้สิทธิกำหนดชะตาชีวิต และการงานของตัวเองได้บ้าง อย่าเอาแต่ก้มหน้าก้มตาทำงานไปจนกว่าจะเสร็จ โอเวอร์โหลดงานจนต้องทำงานล่วงเวลา การทำงานแบบนี้ดูเผินๆ เหมือนคนทุ่มเท แต่แท้จริงคุณบริหารเวลาไม่เป็นต่างหาก จึงต้องยอมเอาเวลาอนาคตมาแลกเพื่อให้ทุกอย่างยังทันเวลาอยู่ แต่คุณอาจลืมนับไปว่ากี่ครั้งกี่คราที่คุณต้องรูดจ่ายเวลาล่วงหน้าเพื่อต่อชีวิต จนไม่ทันรู้ตัวว่าจะเกินกว่าที่จ่ายคืนไหวหรือเปล่า บัตรเครดิตแห่งกาลเวลาอาจเป็นอนันต์ แต่ชีวิตของคุณมีวันหมดอายุแน่ๆ ครับ เผลอๆ จะล้มละลายทางเวลาเอาได้นะครับ

ลองมาเปลี่ยน เพื่อปฏิวัติระบบการทำงานของตัวคุณเอง เริ่มจากวางแผนตั้งเป้าหมายการทำงานที่เป็นไปได้จริง เมื่อเริ่มรู้สิ่งที่คุณต้องทำ รู้เวลาที่มีจำกัด แล้วคุณก็จะเริ่มต่อรองเวลากับคนอื่นๆ ได้ เพื่อจะได้จัดการบริหารเวลาหาวิธีทำให้แผนการนั้นสำเร็จ ลงเอยแฮปปี้เอนดิ้งต่อทุกฝ่าย

อย่าบอกว่าไม่มีเวลาวางแผนนะครับ ถ้าไม่เริ่มทำก็อย่าไปบ่นให้ใครฟังเลย ทุกคนจะมองบนใส่คุณอย่างเย็นชาแน่ๆ เพราะรู้ว่านั่นเป็นเพียงข้ออ้างติดปากของคุณเท่านั้นเอง

2. ตั้งเข็มทิศให้ตัวเองด้วย The Eisenhower Box

ยิ่งเป็นเรื่องง่ายที่จะทำ ก็ง่ายที่คุณจะหลบเลี่ยง หรือล้มเลิกได้ง่ายๆ ด้วยเช่นกัน

หากคุณยังสับสนในชีวิต เมื่อมีงานคั่งค้างสะสมอยู่มากเกินไปจนจัดสรรไม่ถูก คุณควรใช้หลักคิดง่ายๆ ตามตารางต่อไปนี้

ซึ่งเป็นเทคนิคการจัดการเวลาของ Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา

ท่านได้แรงบันดาลใจมาจากคำพูดของ Dr J. Roscoe Miller อธิการบดีมหาวิทยาลัย Northwestern University

ที่เคยกล่าวไว้ว่า “ชีวิตของคนเราเผชิญปัญหาแค่ 2 แบบเท่านั้น นั่นคือ ปัญหาที่สำคัญ กับปัญหาที่เร่งด่วน”

ลองจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างเห็นภาพ แล้วตั้งมั่นเลือกทำสิ่งสำคัญ และเร่งด่วนก่อนเสมอในแต่ละวันให้ได้นะครับ

ถ้าไม่ฝึกลงมือทำอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ คุณก็จะผัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อยๆ จนสะสางยังไงก็ไม่หมด

ถ้าไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน ก็อย่าเสียเวลาอันมีค่าไปกับเรื่องที่ยังไม่มีกำหนดการณ์ชัดเจน ตัดใจเก็บฝันที่ยังทำไม่ได้จริง หรือยังไม่เป็นชิ้นเป็นอันพับเก็บไปก่อนดีกว่าครับ

4. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยเทคนิค Pomodoro

เป็นกันไหมครับที่นั่งทำงานทั้งวัน ทำตัวดูเหมือนยุ่งมาก แต่กลับไม่ได้งานอย่างที่หวัง นั่นแปลว่าคุณกำลังทำงานอย่างไม่มีระบบ และขาดโฟกัส ประสิทธิภาพในการทำงานจึงลดลง

เทคนิค Pomodoro จะช่วยให้คุณลงลึกในเนื้องาน และกระชับเวลาการทำงานได้ในเวลาเดียวกัน ลองฝึกทำงานแบบหั่นเวลาออกเป็นช่วงๆ ทุกๆ 25 นาที เพื่อดำดิ่งทำงานอย่างจดจ่อ จากนั้นก็พักสายตาสัก 5 นาที เบรคไม่นานเกินกว่าที่สมองของเราจะลืม พร้อมกลับมาทำงานได้ต่อติดจากเดิมทันที

เมื่อทำงาน และพักเบรควนครบ 4 รอบ ก็ให้พักยาวขึ้นเป็น 30-45 นาที ซึ่งแล้วแต่ประเภทของงาน อาจไม่ต้องเป๊ะเวลาตามกฎนี้เสมอไปก็ได้นะครับ ลองยืดหยุ่นกว่านี้ได้ เพราะหัวใจของมันเพียงเพื่อให้คุณแบ่งเวลาการทำงานออกเป็นสัดส่วนที่เท่าๆ กัน คุณอาจจะต้องทำสถิติ เพื่อกำหนดระยะเวลาการทำงาน และเวลาพักที่จะเหมาะกับคุณเอง แล้วสมองของคุณจะตอบสนองต่องานได้ดีขึ้นนั่นเอง

5. ทำงานให้เป็นเวลาสม่ำเสมอ จนกลายเป็นกิจวัตรประจำตัว

ทุกๆ วันคุณควรมีเรื่องที่ต้องทำสะสมวันละนิด ในเมื่อเวลาวันๆ หนึ่งมีจำกัด ไหนจะเรื่องส่วนตัว และการงาน ถ้าไม่จัดตารางชีวิตให้ดี ชีวิตคุณจะไร้สมดุล แล้วทุกข์ก็จะตามมา

หากคุณทำงานตามเวลาได้ดี ในระยะยาวกิจกรรมเหล่านั้นจะกลายเป็นกิจวัตรที่ร่างกาย สมอง และใจของคุณจะจำ แล้วฝังโปรแกรมอัตโนมัติให้คุณลุกมาทำสิ่งเหล่านั้นได้เองอย่างสม่ำเสมอ และรวดเร็วขึ้นตามความชำนาญ

ทุกกิจวัตรประจำวันที่มีความแน่นอน ควรกำหนดตายตัวไว้เลยยิ่งดี เช่น คุณอาจจะออกกำลังกายสัปดาห์ละ 2 ครั้ง ทุกเช้าวันอังคาร กับวันพฤหัสฯ เวลาตีห้าครึ่ง วันอื่นๆ ในเวลาเดียวกันอาจจะหัดทำอาหารเพื่อสุขภาพ หรืออ่านหนังสือก่อนจะออกไปทำงานตอนแปดโมงเช้า ทุกวันเวลาสามทุ่มถึงสี่ทุ่มคุณจะแบ่งเวลามาเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ด้วยความสนุก เช่น ฟัง Podcast ชม TED Talk เทคคอร์สกับ SkillLane หรือหัดเล่นดนตรี โดยสลับกับการรับชมความบันเทิงอย่างละคร และภาพยนตร์เพื่อความผ่อนคลายด้วยได้

อย่าใช้เวลายืดเยื้อไม่รู้จบเพื่อตอบอีเมล รับโทรศัพท์ หรือการตอบข้อความออนไลน์ตามช่องทางต่างๆ เพราะจะทำให้วันๆ หนึ่งคุณอาจจะไม่ค่อยได้งาน จึงควรจัดช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเพื่อตอบรับ แล้วปรับให้เหมาะสมต่อการติดต่อประสานงานในสายงานของคุณ นอกเสียจากว่าคุณจะเป็นฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ หรือบริการหลังการขายที่ต้องติดต่อประสานงานกับผู้คนอยู่ตลอดเวลา

พอคุณมีวินัยในตัวเอง วินัยต่อการงานก็จะตามมา ทุกเรื่องจะสำเร็จลุล่วงลงได้ตามที่คุณคาดหวังโดยไม่มาอัดแน่นให้ใช้แรงกายแรงใจจนหนักหนาเกินไป

6. วางแผนงานวันรุ่งขึ้นก่อนนอนคืนนี้ด้วย The Ivy Lee Method

บิดาแห่งการประชาสัมพันธ์บอกแก่เราไว้ว่า คอยอัพเดทวางแผนจัดตารางงาน หรือนัดหมายใหม่ๆ ล่วงหน้าทุกคืน เตรียมพร้อมทุกอย่างไว้ก่อนไปเผชิญในวันใหม่

หากสามารถจัดคิวงานให้ตัวเองไว้ก่อนทั้งสัปดาห์ หรือวางแผนงานตลอดเดือนต่อไปได้เลยก็ยิ่งดี เพื่อที่คุณจะมีเวลาเตรียมตัว